昔に比べると手紙や葉書でのやり取りが少なくなり、代わりにメールやＬＩＮＥといったツールが発達してきました。
気軽に送受信ができることもあって、内容が重要な場合もあれば、日常の他愛もない会話のように頻繁に送りあうことも出来ますよね。
ただ、そういった気軽なメールやＬＩＮＥのやり取りに慣れてしまうと、どうしてもそのマナーが崩れてしまいがちになるのではないでしょうか。
肝心なときにメールのマナーがわかっていないと、相手に失礼になったり恥をかいてしまうことにもなりかねません。
そこで今回は、日常の中でも特に必要性のありそうな、
お礼のメールを送るときのマナー
こちらを中心に、返信や相手にお願いをするときのマナーも一緒にまとめました。
例文も用意したので、それを見ながらポイントを抑えていきましょう。
メールのマナーで気をつけたいお礼の送り方
まず、お礼のメールといっても、
- いつ
- 誰に
- どんな要件で
これによっても大きく変わってきますよね。
例えば、仕事関係でのお礼のメールでも、
- いつ：「先週」「本日」「未来のこと」など
- 誰に：「上司」「部下」「取引先」など
- どんな要件で：「相談のお礼」「報告のお礼」「取引のお礼」など
このように、そのケースによって変わってきます。
でも、お礼のメールではどんなケースでも共通しているのが、
書き方についても色々ありますが、あまり期間を空けないことが大切だと考えます。
例えば、上司に相談して仕事がうまく行ったときなど、すぐにお礼を送るのと数日空いてから送るのとでは印象がガラッと変わってしまいます。
お礼は感謝の気持ちを伝えるものなので、その気持の伝わり方が時間によって変わるというわけですね。
あともう一つ大切なのは、
文章の内容がどんなに良くても、これだけで台無しになってしまいます。
コレを踏まえた上で、肝心のお礼メールのマナーですが、例文を一つ用意したのでこれをいっしょに見ていきましょう。
上司にご馳走になったお礼のメール
件名：昨夜のお礼
田中課長
おはようございます。山田です。
昨夜は仕事の相談に乗っていただいた上に、おいしいお酒までご馳走までしていただきありがとうございました。
また、普段伺えないお話をたくさんしていただき、大変貴重な時間となりました。
仕事の面で私が抱いていた悩みを、課長も同じように悩んでいた経験をお持ちになっていたり、それをどうやって解決していったなど具体的なお話が聞けたことで、今後の仕事につなげていけそうです。
今日からまた、頑張って取り組んでまいりますので、引き続きご指導のほど、よろしくお願いいたします。
取り急ぎメールにて恐縮ですが、お礼申し上げます。
今回は、上司にご馳走になったケースでお礼のメールを例文としてみました。
ポイントとしては、
- ご馳走になったお礼
- 上司の気遣いへの感謝
- 今後の仕事への取組みの意欲
といった感じですね。
昨晩ご馳走になったのなら、朝一、もしくは別れてからすぐでもいいと思います。
翌日のお昼とか夕方になってくると、だんだん熱も冷めてきます。
１日以上空くのはさらにいけません。
メールのマナーで気をつけたい返信の送り方
さて、次は返信をする際のメールのマナーについてですが、返信の場合もできるだけ早く送るのが良いですね。
検討しないといけないこと、結果待ちがあったりする場合でも、まずはクッションの役割のメールを送ることも相手に対しての気遣いとして良いと思います。
メール返信時のマナーとしては、
- 相手のメールの引用を使い分ける。
- 「Ｒｅ：」が多くなりすぎない。
- 返信は確認したらすぐに。
まずはこれらを守っておきたいですね。
相手のメールの引用を使い分ける。
「返信」ボタンを押して返信すると、相手から送られてきた文章を引用して
などの引用符が付いた返信画面になると思います。
過去のやり取りがわかるので便利ですね。
その反面、やり取りが多くなってくるとこれもだんだんと増えてきます。
しまいには
＞＞＞＞田中一郎様
＞＞＞＞お世話になっております。
＞＞＞＞人事部山田です。
＞＞＞＞先日お伝えした会議の件ですが～～～
こんなふうになってしまい容量も増えてくるので、必要ないときは消したほうがいいですね。
また、うまく使うなら「一部を引用する」といったことが良いかもしれません。
田中様
日々の業務お疲れ様です。山田です。
メールありがとうございます。
忘年会の件についてですが、ご提案いただいた日時と会場、会費で参加させていただきます。
＞日時：12月20日 19：00開始
＞場所：○○亭（会社より徒歩10分）
＞会費：3,000円
場所については、後ほど地図をいただけるということでお待ちしております。
また、会費はいつお支払いすればいいのか、詳細も含めてまたご連絡いただければと思います。
このような感じでしょうか。
引用もうまく使うと、自分もそうだし相手との確認も取れてわかりやすいですね。
「Ｒｅ：」が多くなりすぎない。
返信を重ね続けていると、だんだんと件名に「Ｒｅ：」が多くなってきますよね。
件名はわかりやすくするのが基本なので、あまり増えすぎると良くありません。
場合によっては「Ｒｅ（３）：」とか、新たに件名を作るのもいいと思います。
返信は確認したらすぐに。
返信は確認したらすぐに送るようにしましょう。
これは相手に対してもですが、自分も放っておくと忘れてしまう可能性があるからです。
最初にもちょっと触れましたが、検討しないといけないこと、結果待ちがあったりする場合でも、まずはクッションの役割のメールを送ることも相手に対しての気遣いとして良いと思います。
相手はあなたが読んだかどうかわからないので、これは大切ですね。
メールのマナーで気をつけたいお願い（依頼）メールの送り方
さて、次は相手にお願い（依頼）をする際のメールのマナーです。
まずは例文を作ってみたので見てもらいますね。
お願いメールの例文
件名：見積もり送付のお願い
○○株式会社 営業部 田中様
いつも大変お世話になっております。
□□株式会社営業部の山田です。
先日は貴社製品のカタログをお送りいただき、ありがとうございました。
カタログ掲載の「○○」について社内で検討した結果、具体的に購入する運びとなりました。
つきましては、下記条件でお見積もりを頂きたくお願い申し上げます。
製品名：○○
数量：○○台
納期：○月○日まで
決済方法：月末締め/翌月末銀行振込
まずは、取り急ぎご依頼まで。
このような感じでしょうか。
依頼やお願いにもいろんな内容のものがあると思いますが、
- 何を
- いつまでに
- どうして欲しいのか
これがしっかりと伝わるような内容にしたいですね。
今回の場合だと、
- 何を：カタログにあった「○○」という製品を○○台
- いつまでに：○月○日までに（「至急」などはあいまい）
- どうして欲しいのか：見積もりが欲しい。
メールでお願い（依頼）するときに、自分の意図が相手にきちんと伝わらないと、あいまいな返事（要件が足りない返事）が返ってきてしまいます。
メールを書く前に、そのあたりをまずは整理したほうがいいかもしれませんね。
あとがき
メールのマナーでお礼を送る場合にどんなことに気をつければいいのか。
また、返信やお願いをするときなどどんな書き方をすればいいのか、例文も含めまとめましたがいかがでしたか。
メールと言えどやはり相手があってのことなので、最低限のマナーは抑えておきたいところですね。
ここまでで触れてきましたが、やっぱり書き方と同じくらい、お礼や返信メールを送る場合は時間が大切です。
遅くなればなるほど印象も悪いし、熱も冷めるし、下手をすると相手も何の要件のことだったのか忘れてしまったりするかもしれません。
あとは名前を間違わないことなど、メールのテクニックも大切ですが、それ以上に、
というのを心がけていきたいですね。
メールを送るときには「ＣＣ」や「ＢＣＣ」など、送信するときに複数に送る場合に便利な機能もあります。
そんなメールをうまく使うためのテクニックをこちらでまとめています。
関連ページ＞＞メールのccとはどういう意味なの？使い方やbccとの違いは？
便利な機能なので、参考にご覧になって下さいね。
